Tenho observado no cotidiano de muitas pessoas o fracasso em alcançarem objetivos. Digo isto porque conheço algumas que possuem um grande potencial naquilo que fazem, mas sempre falham em cumprir prazos. Isto ocorre em projetos de vida, viagens, monografias, compra de casa ou carro e em muitos projetos desenvolvidos por empresas. Mas então o que há de errado nestes casos?
Vou utilizar um texto de quase 2000 anos para responder. Este trecho é atribuído ao personagem bíblico Jesus. Ele diz o seguinte:
“Por exemplo, quem de vós, querendo construir uma torre, não se assenta primeiro e calcula a despesa, para ver se tem bastante para completá-la? Senão, ele talvez lance o alicerce dela, mas não a possa completar, e todos os espectadores comecem a ridicularizá-lo”(Lucas 14:28 e 29)
Este texto nos trás uma lição valiosa. É preciso reservar tempo para o planejamento. A atividade de planejar não deve ser considerada como perca de tempo. Note como a falta dela pode atrapalhar a cada um de nós. Você ja passou por um daqueles dias onde comentou com alguém: “Não consegui fazer nada do que eu tinha pra fazer!”. Isto é mais comum do você imagina. Já trabalhei com pessoas que gastavam todos os seus recursos financeiros comprando coisas desnecessárias por impulso e deixavam o financiamento da casa, carro, mensalidade da escola em segundo plano. Depois, viviam correndo para tapar o buraco sempre crescente do endividamento.
Nas empresas isto não é diferente. Ocorre que a grande maioria das equipes inicia seu projeto na fase de “mão-na-massa” sem antes ter consultado uma receita. Em outros casos, as equipes ansiosas por cumprirem prazos, entregam o prato antes de o cliente fazer o pedido. Esta simbologia retrata muito bem o que existe no mercado. Já conheci projetos monstruosos de TI, cheios de remendos, onde ninguém, absolutamente ninguém, sabia o que ocorria dentro da caixa preta do sistema desenvolvido.
Tanto indivíduos, equipes ou empresas, precisam planejar as atividades que deverão ser feitas dia-a-dia. Isto envolve reservar alguns minutos/horas para elaborar uma lista de prioridades, quantificando o mais importante ao menos importante. Quando falamos de projeto corporativo, existe outras coisas que precisam ser controladas e que com poucas mudanças no conceito, podem ser levadas para o nosso cotidiano como indivíduos. Segundo o instituto de gerenciamento de projetos (PMI) as principais áreas envolvidas no gerenciamento de projetos são:
- Escopo – Entender e definir o que deve e o que não deve ser feito no projeto
- Tempo – Definir prazos para cada uma das atividades de acordo com as limitações de tempo
- Recursos humanos – Fazer uso racional das pessoas envolvidas no projeto
- Qualidade – Assegurar que os produtos gerados irão satisfazer os clientes
- Custo – Garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento
- Integração – Assegurar que cada elemento do projeto seja corretamente coordenado
- Riscos – Identificar, analisar e definir ações de resposta a riscos existentes
- Comunicações – Garantir que as informações sejam geradas, armazenadas e distribuidas para as pessoas certas no tempo certo
- Aquisições – Planejar e controlar a aquisição de bens e serviços de terceiros
Embora estas atividades muito importantes, é mais ainda, descobrir como medir cada um destes itens e saber se os mesmos estão sendo realizados satisfatoriamente. Em outras palavras, o segredo está em estabelecer métricas. Segundo uma pesquisa da DELOITTE & TOUCHE , publicada pela revista CIO em 2005, dois em cada três executivos reconhecem que sua empresa não tem tido muito sucesso em mensurar e comunicar o valor TI. O grande problema se encontra no fato de medir ou mensurar o andamento das atividades e de seus recursos. Se as métricas erradas forem escolhidas, mesmo que elas sejam alcançadas, isto não significará sucesso posterior. Sendo assim, as métricas podem ser vistas como guias, desde que elas sejam bem escolhidas e acompanhadas.
Como indivíduo, isto significa comparar mensalmente o seu peso atual e o plano de emagrecimento, semanalmente o seu plano de orçamento com os recursos gastos, diariamente seu plano de atividades com o que foi realmente realizado entre outras atividades.
Com base nas métricas, podemos saber onde realizar mudanças. Pode ser que ao realizar os planos, tenhamos sub/super-estimado um determinado custo, tempo, disponibilidade de um recurso etc. Nestes casos, as métricas irão indicar onde estão os problemas e então será necessário modificar os planos ou tomar alguma medida corretiva. Estas medidas podem envolver aperta o cinto para economizar (esqueça aquela balada de final de semana), acrescentar mais uma pessoa em uma equipe de programadores, rever contrato com fornecedores entre tantas outras ações.
Não existe mágica. Sem planejamento e acompanhamento não há sucesso.
Tiago Larios
